RFPとは    
  RFP とは?

RFPとは、 Request For Proposal  の略で提案依頼書と訳されます。
システム調達にあたり、ベンダーから良い提案を獲得する為 に発注者サイド
が作成する大切な文書です。
(頼れるコンサルと共に以下のステップを踏んでいくことも良いでしょう)




発注者は自らの要求を RFP としてまとめ、システム調達先候補となる
複数ベンダーに配布します。


RFP  を受領したベンダー側は依頼内容に対する回答をまとめ、提案書形式
で発注者に返します。




最終的に発注者は各候補ベンダーの提案内容が、RFPの要求に沿っているかを
独自の評価基準に則り評価し、調達先として最優秀のベンダーを選定します。







発注者とベンダーをつなぐ

RFPは発注者とベンダーとの間をつなぐコミュニケーションツールであると言えます。
rfpはコミュニケーションツール

RFPを書かず口頭でベンダーに要求を伝えたり、書き方、作成方法がわからずRFPの内容が貧弱だったりすると要求が伝わらないので、

結果として、納期遅れコスト増大品質不備を招きます。
* ポイント!"


このような失敗を防ぐためにも、RFPはとても大切です。







合意形成のためのツール

またRFPは発注者内部での合意形成の為のツール、でも有ります。

rfpは合意形成ツール
システム部門だけでRFPを作成した結果、
提案評価の段階で役員やユーザー部門から提案内容に不満の声が上がった。


確認すると役員、ユーザー部門の意向は異なっていた。。


こうなると、RFPを最初から書き直し、
ベンダーにも再提案を依頼しなければなりません。

RFP作成の工数とベンダーの提案数が無駄に。。







無駄になったベンダーの工数は、
次回提案の見積金額に乗せられてしまうかも知れません。

(もちろん発注者にはわからないように)

期間と工数がタイトなベンダー選定において、
手戻りは最も避けたいことです。






手戻りを防ぐためには、システム部門だけでRFPを作成しない。

発注側の役員・ユーザー部門・システム部門・契約担当部門間で、
しっかりRFPの内容を合意しておくこと。 これもポイントです。


rfpの合意







具体的な記載がとても大切です!

最後にRFPは曖昧な表現を避け、具体的に記載することが肝要* ポイント!"


意見の衝突を避け、
あいまいな表現で記載することは問題の先送りにしかなりません。



RFPは相違する意見をあぶり出し、
合意形成するためのツールであると、割り切ってください。





以上のように、システム導入・業務委託を成功させる為には、

RFP  でベンダーに要求を間違いなく、漏れなく伝えること。
RFP  を使い発注側のステークホルダ間で要求を調整、合意しておくこと


これが大切です。







無料サンプル,チェックシート等ネット上で入手することは簡単な時代です。
しかし大切な調達なればこそ、RFPコンサルのプロである当社の実力を、
ぜひお確かめください。





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更新日 2017年7月27日   `<` 当社コンサルタント ブログより転載`>`