RFPとは    
  RFP とは?

RFPとは、 Request For Proposal  の略で提案依頼書と訳されます。
システム調達にあたり、ベンダから良い提案を獲得する為 に作成する文書です。

発注者は自らの要求をRFPとしてまとめ、システム調達先候補となる複数ベンダに伝えます。


RFPを受領したベンダ側は依頼内容に対する回答をまとめ、提案書形式で
発注者に返します。




最終的に発注者は各ベンダの提案内容が、RFPの要求内容に沿っているかを
独自の評価基準に則り評価し、調達先として最優秀のベンダを選定します。







RFPは発注者とベンダとの間をつなぐコミュニケーションツールであると言えます。
rfpはコミュニケーションツール

RFPを書かず口頭でベンダに要求を伝えたり、書き方、作成方法がわからずRFPの内容が貧弱だったりすると要求が伝わらないので、

結果として、納期遅れコスト増大品質不備を招きます。
* ポイント!"


このような失敗を防ぐためにも、RFPはとても大切です。






またRFPは発注者内部での合意形成の為のツール、でも有ります。

rfpは合意形成ツール
システム部門だけでRFPを作成した結果、
提案評価の段階で役員やユーザ部門から提案内容に不満の声が上がった。


確認すると役員、ユーザ部門の意向は異なっていた。。


こうなると、RFPを最初から書き直し、
ベンダにも再提案を依頼しなければなりません。

RFP作成の工数とベンダの提案数が無駄に。。







無駄になったベンダの工数は、
次回提案の見積金額に乗せられてしまうかも知れません。

(もちろん発注者にはわからないように)

期間と工数がタイトなベンダ選定において、
手戻りは最も避けたいことです。





手戻りを防ぐためには、システム部門だけでRFPを作成しない。

発注側の役員・ユーザ部門・システム部門・契約担当部門間で、
しっかりRFPの内容を合意しておくこと。 これもポイントです。


rfpの事前合意






最後にRFPは曖昧な表現を避け、具体的に記載することが肝要* ポイント!"


意見の衝突を避け、
あいまいな表現で記載することは問題の先送りにしかなりません。



RFPは相違する意見をあぶり出し、
合意形成するためのツールであると、割り切ってください。





以上のように、システム導入・業務委託を成功させる為には、

RFP  でベンダに要求を間違いなく、漏れなく伝えること。
RFP  を使い発注側のステークホルダ間で要求を調整、合意しておくこと


これが大切です。







無料サンプル,チェックシート等ネット上で入手することは簡単な時代です。
しかし大切な調達なればこそ、RFPコンサルのプロである当社の実力を、
ぜひお確かめください。





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更新日 2017年7月27日   `<` 当社コンサルタント ブログより転載`>`