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rfpとは

                                                                読了目安:速読1分20秒、ゆっくり3分


rfp とは?


rfpとは、日本語で提案依頼書という意味です。


システム調達の際、自社からの要望を曖昧なままに
ベンダーへ伝えてしまい、後々後悔した経験は有りませんか?



rfpは調達業務の要です。


それはベンダーから良い提案を得る為
発注者が作成すべき大切な文書なのです。



自社の希望をrfp提案依頼書にまとめ、コンサルなどを経由してから配布します。




発注者は自社の希望を rfp としてまとめ、
システム調達先候補の、各ベンダーに配布します。


rfp  を受領した各ベンダーは、
回答をまとめて、提案書形式で発注者へ返してくれます。


                                                 rfpを受領した各ベンダーは、回答をまとめて、提案書形式でコンサルなどを経由して発注者へと返却します。



発注者は各ベンダーの回答が、rfp要求に沿っているか
独自の基準で評価し、調達先として最優秀のベンダーを
選定します。


rfpをしっかり活用すれば、ベンダーに対して要望を
正確に伝えることが出来る等、数々のメリットが生じます。



                                                                             rfpで全ての回答をコンサルと一緒に評価し、調達先を選定していきます。

現役rfpコンサルの書いたコラム!  良いベンダーを選ぶポイントとは

現役rfpコンサルの書いたコラム!  質の高い提案を受けるためには(前編)

現役rfpコンサルの書いたコラム!  質の高い提案を受けるためには(後編)






それでは、
ここからrfp作成のメリットを3つ挙げていきます。



メリット

rfpで、希望が明確に伝わる!

rfpは、
発注者とベンダーをつなぐコミュニケーションツールです。


rfpを省き口頭でベンダーに要求を伝えたり、
rfp作成の要点が曖昧で、内容が希薄だと、
希望が十分に伝わらないので、、、



結果として、
納期遅れコスト増大品質不備 を招きます。
* ポイント!"

                                                                          rfpの不備による、納期遅れ・コスト増大を表すイラストです。コンサルを活用してみましょう。

この失敗が防げます。rfpはとても大切です。


        rfpの活用で業務に余裕が生まれます。コンサルの活用を考えてみましょう。






メリット

rfpで、社内合意が形成できる。

またrfpは、
社内合意の形成ツール、です。


システム部門だけでrfpを作った結果、
ベンダー選定の終盤で経営層やユーザー部門から不満の声が。。


実は経営層・ユーザー部門の、意向は大きく異なっていた。。



                                                            社内の意見が整わない為、それを白けた眼で見つめる猫のイラストです。そんな時にはコンサルを活用してみましょう。

こうなると、rfpは最初から書き直し、
再度ベンダーに回答をお願いしなければなりません。


結果、ここ迄のrfp作成とベンダー側の提案作成工数が無駄に。。



無駄になったベンダー側の工数は、
再提案時の見積金額に上乗せされてしまうかも知れません。


(発注者にわからないように..)


         rfpの不備による、コスト増加に対して思案するマネージャーのイラストです。コンサルを活用してみましょう。


期間と工数がタイトな、
ベンダー選定作業において、手戻りは最も避けたいこと。


事前の社内合意が大切です。




手戻りを防ぐ為にも、
システム部門だけでrfpを作成しない。


発注側の、
システム部門・経営層・ユーザー部門等で、
しっかりrfpの内容を合意しておくこと。
これもポイントです。

これで成功に近づけます。


      rfp内容の社内合意を表すイラストです。





メリット

rfpで、言った言わないの衝突回避。

最後にrfpは曖昧表現を避け、
具体的に記載することが肝要
* ポイント!"



各種衝突を避けたいが為、
曖昧な表現で記載すると、後々問題が生じます。




rfpは相違する意見を炙り出し、
合意形成するためのツールだと、割り切ってください。



言った、言わない、の衝突リスクを
rfpで回避できます。





以上のように、システム導入成功の為には、

rfp  でベンダーに希望を明確に伝えてあげること。

rfp  で社内合意を取ること。

rfp  を曖昧に書かないこと。


これが大切です。





      rfp作成が成功し、喜ぶマネージャー達のイラスト



無料サンプル・雛形等、
ネット上で入手することは簡単な時代です。


しかし大切な調達なればこそ、
rfpコンサルのプロである当社の実力を、ぜひお確かめください。






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更新日 2018年9月20日   <コンサル ブログより転載>