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RFPとは

                                                                読了目安:速読1分20秒、ゆっくり3分


RFP とは?


RFPとは、日本語で提案依頼書という意味です。


システム調達の際、自社からの要望を明確にせず
ベンダーさんとのアバウトなやり取りによって要求を
伝えてしまい、後々大混乱した経験は有りませんか?



RFPは調達業務において、欠かすことができません。


それはベンダーからより良い提案を得る為
発注者が作成する大切な文書なのです。



自社の希望をRFP提案依頼書として、まとめていきます。それを各調達先候補のベンダーへ配布します。




発注者は自社の希望を RFP としてまとめ、
システム調達先候補の各ベンダーに配布します。


RFP  を受領した各ベンダーは、
回答をまとめて、提案書形式で発注者へ返します。


                                                 RFPを受領した各ベンダーは、回答をまとめて提案書の形式で発注者へと返却します。



発注者は各ベンダーの回答が、RFP要求に沿っているかを
独自の基準で評価し、調達先として最優秀のベンダーを選定します。


RFPをしっかり活用すれば、ベンダーに対して要望を
正確に伝えることが出来る等、数々のメリットが生じます。



                                                                             RFPは各ベンダーの回答を評価し、調達先ベンダーを選定していきます。

関連コラムはこちら!  良いベンダーを選ぶポイントとは

関連コラムはこちら!  質の高い提案を受けるためには(前編)

関連コラムはこちら!  質の高い提案を受けるためには(後編)






それでは、
ここからRFP作成のメリットを3つ挙げていきます。



Point

発注者とベンダーをつなぐ

RFPは、
発注者とベンダーをつなぐコミュニケーションツールです。


RFPを省き口頭でベンダーに要求を伝えたり、
RFP作成の要点が曖昧で、内容が希薄だと、
希望が十分に伝わらないので、、、



結果として、
納期遅れコスト増大品質不備 を招きます。
* ポイント!"

                                                                          RFPの不備による、納期遅れ・コスト増大を表すイラストです。

こんな失敗を防ぐため、RFPはとても大切です。


        RFPの活用で業務に余裕が生まれますと、いうことを表すイラストです。






Point

社内合意の形成ツール

またRFPは、
社内合意形成の為のツール、です。


システム部門だけでRFPを作った結果、
ベンダー選定の終盤で経営層やユーザー部門から不満の声が。。


実は経営層、ユーザー部門の意向は大きく異なっていた。。



                                                            社内の意向が整わない為、それを白けた眼で見つめる猫のイラストです。

こうなると、RFPは最初から書き直し、
再度ベンダーに回答をお願いしなければなりません。


ここ迄の、RFP作成とベンダー側の提案作成工数が無駄に。。



無駄になったベンダー側の工数は、
再提案時の見積金額に上乗せされてしまうかも知れません。


(発注者にわからないように)


         RFPの不備による、コスト増加に対して思案するマネージャーのイラストです。


期間と工数がタイトな、
ベンダー選定作業において、手戻りは最も避けたいこと。


事前の社内合意が大切です。




手戻りを防ぐ為にも、
システム部門だけでRFPを作成しない。


発注側の、
システム部門・経営層・ユーザー部門等で、
しっかりRFPの内容合意しておくこと。
これもポイントです。




      RFP内容の社内合意を表すイラストです。





Point

具体的記載が大切です

最後にRFPは曖昧表現を避け、
具体的に記載することが肝要
* ポイント!"



各種衝突を避け、
曖昧な表現で記載すると、後々問題が生じます。




RFPは相違する意見を炙り出し、
合意形成するためのツールだと、割り切ってください。





以上のように、システム導入成功の為には、

RFP  でベンダーに要求を正しく・漏れなく伝える。

RFP  を用い発注側ステークホルダー間で要求合意しておくこと。


これが大切です。





     RFP活用業務の一連の流れが成功し、ホッと一息付くマネージャー達のイラストです。



無料サンプル・見本、雛形等、
ネット上で入手することは簡単な時代です。


しかし大切な調達なればこそ、
RFPコンサルのプロである当社の実力を、ぜひお確かめください。






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更新日 2018年9月20日   <コンサルタント ブログより転載>