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RFP とは？
システム調達成功の為に、ＲＦＰを活用しましょう。
システム調達の際、自社からの要望を曖昧なまま
ベンダーへ伝えてしまい、後悔してしまった経験はありませんか？
そんなミスを防いでくれるRFPは、調達業務の要なのです。
それはベンダーから良い提案を得る為、
発注者が作成すべき大切な文書なのです。
手順として、発注者は自社の希望を RFP としてまとめ、
システム調達先候補の、各ベンダーに配布します。
RFP を受領した各ベンダーは、
回答をまとめた上で、提案書形式で発注者へ返してくれます。
発注者は各ベンダーの回答が、RFP要求に沿っているか
独自の基準で評価し、調達先として最優秀のベンダーを
選定します。
RFPをしっかり活用すれば、ベンダーに対して要望を
正確に伝えることが出来る等、数々のメリットが生じます。
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それでは、
ここからRFP作成のメリットを３つ挙げていきます。
ﾒﾘｯﾄ１
RFPで、希望が明確に伝わる！
RFPは、
発注者とベンダーをつなぐコミュニケーションツールです。
RFPを省き口頭でベンダーに要求を伝えたり、
RFP作成の要点が曖昧で、内容が希薄だと、
希望が十分に伝わらないので、、、
結果として、
納期遅れ・コスト増大・品質不備 を招きます。* ポイント！"
この失敗が防げます。RFPはとても大切です。
ﾒﾘｯﾄ２
RFPで、社内合意が形成できる。
またRFPは、
社内合意の形成ツール、です。
システム部門だけでRFPを作った結果、
ベンダー選定の終盤で経営層やユーザー部門から不満の声が。。
実は経営層・ユーザー部門の、意向は大きく異なっていた。。
こうなると、RFPは最初から書き直し、
再度ベンダーに回答をお願いしなければなりません。
結果、ここ迄のRFP作成とベンダー側の提案作成工数が無駄に。。
無駄になったベンダー側の工数は、
再提案時の見積金額に上乗せされてしまうかも知れません。
(発注側にわからないように．．）
期間と工数がタイトな、
ベンダー選定作業において、手戻りは最も避けたいこと。
事前の社内合意が大切です。
手戻りを防ぐ為にも、
システム部門だけでRFPを作成しない。
発注側の、
システム部門・経営層・ユーザー部門等で、
しっかりRFPの内容を合意しておくこと。
これもポイントです。
ﾒﾘｯﾄ３
RFPで、言った言わないの衝突回避。
最後にRFPは曖昧表現を避け、
具体的に記載することが肝要* ポイント！"
各種衝突を避けたいが為、
曖昧な表現で記載すると、後々問題が生じます。
RFPは相違する意見を炙り出し、
合意形成するためのツールだと、割り切ってください。
言った、言わない、の衝突リスクを
RFPで回避できます。
以上のように、システム導入成功の為には、
・RFP でベンダーに希望を明確に伝えてあげること。
・RFP で社内合意を取ること。
・RFP を曖昧に書かないこと。
これが大切です。
無料サンプル・雛形等、
ネット上で入手することは簡単な時代です。
しかし大切な調達なればこそ、
RFPコンサルのプロである当社の実力を、ぜひお確かめください。
→ コンサルを活用したRFPの作成完了までの流れはこちらです
更新日 2024年3月13日 <当社コンサル ブログより転載>
