システム調達成功の為に、
ＲＦＰを活用しましょう。
システム調達の際、
自社からの要望を曖昧なまま
ベンダーへ伝えてしまい、
後悔してしまった経験はありませんか？
そんなミスを防いでくれる
RFPは、調達業務の要なのです。
それはベンダーから良い提案を得る為、
発注者が作成すべき大切な文書なのです。
手順として発注者は自社の希望を、
RFPとしてまとめ、システム調達先
候補の、各ベンダーに配布します。
RFPを受領した各ベンダーは、
回答をまとめた上で、
提案書形式で発注者へ返してくれます。
発注者は各ベンダーの回答が、
RFP要求に沿っているか独自の
基準で評価し、調達先として最優秀
のベンダーを選定します。
RFPをしっかり活用すれば、ベンダー
に対して要望を正確に伝えることが
出来る等、数々のメリットが生じます。
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それでは、ここからRFP作成の
メリットを３つ挙げていきます。
ﾒﾘｯﾄ１
RFPで、希望が明確に伝わる！
RFPは、
発注者とベンダーをつなぐ
コミュニケーションツールです。
RFPを省き、
口頭でベンダーに要求を伝えたり、
RFP作成の要点が曖昧で、内容
が希薄だと、希望が十分に伝わら
ないので、、、
結果として、
納期遅れ・コスト増大・品質不備を
招きます。* ポイント！
この失敗が防げます。
RFPはとても大切です。
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ﾒﾘｯﾄ２
RFPで、社内合意が形成できる。
またRFPは、
社内合意の形成ツール、です。
システム部門だけで、
RFPを作った結果、ベンダー選定
の終盤で経営層やユーザー部門から
不満の声が。。
実は経営層・ユーザー部門の、
意向は大きく異なっていた。。
こうなると、RFPは最初から書き
直し、再度ベンダーに回答をお願い
しなければなりません。
結果、ここ迄のRFP作成とベンダー側
の提案作成工数が無駄に。。
無駄になったベンダー側の工数は、
再提案時の見積金額に上乗せ
されてしまうかも知れません。
(発注側にわからないように．．）
期間と工数がタイトな、
ベンダー選定作業において、
手戻りは最も避けたいこと。
事前の社内合意が大切です。
手戻りを防ぐ為にも、
システム部門だけでRFPを作成しない。
発注側の
システム部門・経営層・ユーザー
部門等で、しっかりRFPの内容を
合意しておくこと。
これもポイントです。
これで成功に近づけます。
ﾒﾘｯﾄ３
RFPで、言った言わないの衝突回避
最後にRFPは曖昧表現を避け、
具体的に記載することが肝要
* ポイント！
各種衝突を避けたいが為、曖昧な表現で
記載すると、後々問題が生じます。
RFPは相違する意見を炙り出し、
合意形成するためのツールだと、
割り切ってください。
言った、言わない、の衝突リスク
をRFPで回避できます。
以上のように、
システム導入成功の為には、
・RFPでベンダーに希望を
明確に伝えてあげること。
・RFPで、社内合意を取ること。
・RFPを、曖昧に書かないこと。
これが大切です。
無料サンプル・雛形等、
ネット上で入手することは簡単な
時代です。
しかし大切な調達なればこそ、
RFPコンサルのプロである当社の
実力を、ぜひお確かめください。
--記事END--
<当社コンサルタントブログより転載>
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投稿日：2016-7-30/ 更新日：2024-3-13/ 文責：石井 健作・小中谷 邦裕