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RFPとは?

RFPとは、Request For Proposalの略で日本語で提案依頼書と訳されます。
システム調達や業務委託にあたって、ベンダから良い提案を獲得する為の文書です。

発注者は、要求をRFPとしてまとめてベンダに伝えます。


発注者は、ベンダの提案内容がRFPの要求に沿っているかを評価基準に則り評価して、
ベンダを選定します。







RFPは発注者とベンダとの間をつなぐコミュニケーションツールであると言えます。


RFPを書かず口頭でベンダに要求を伝えたり、書き方、作成方法がわからずRFPの内容
が貧弱だったりすると要求が伝わらないので、

結果、納期遅れコスト増大品質不備を招きます。* ポイント!


このような失敗を防ぐためにも、RFPはとても大切です。




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またRFPは発注者内部での合意形成の為のツール、でもあります。



システム部門だけでRFPを作成した結果、
提案評価の段階で役員やユーザ部門から提案内容に不満の声が上がった。

確認すると役員、ユーザ部門の意向は異なっていた。





こうなると、RFPを最初から書き直し、
ベンダにも再提案を依頼しなければなりません。

RFP作成の工数とベンダの提案数が無駄に。。




無駄になったベンダの工数は、
次回提案の見積金額に乗せられてしまうかも知れません。

(もちろん発注者にはわからないように)

期間と工数がタイトなベンダ選定において、
手戻りは最も避けたいことです。




手戻りを防ぐためには、システム部門だけでRFPを作成しない。

発注側の役員・ユーザ部門・システム部門・契約担当部門間で、
しっかりRFPの内容を合意しておくこと。これもポイントです。








最後にRFPは曖昧な表現を避け、具体的に記載することが肝要。* ポイント!

意見の衝突を避け、
あいまいな表現で記載することは問題の先送りにしかなりません。

RFPは相違する意見をあぶり出し、
合意形成するためのツールであると、割り切ってください。





以上のように、システム導入・業務委託を成功させるためには、
RFPでベンダに要求を間違いなく、漏れなく伝えること。
RFPを使い発注側のステークホルダ間で要求を調整、合意しておくこと


これが大切です。






無料サンプル・雛形等ネット上で入手することは簡単な時代です。
しかし大切な調達なればこそ、RFPコンサルのプロである当社の実力を、
ぜひお確かめください。


--- 記事END<当社コンサルタントブログより転載> ---




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投稿日:2016-7-30/ 更新日:2016-10-23/ 文責:石井 健作・小中谷 邦裕