A社より「陳腐化した文書管理システムの再構築を検討している。

との依頼がありました。

まずは現状どこまでお客様のほうで検討が進んでいるか、ヒアリングを実施しました。企画書を作成してそれなりにまとめられていましたが、以下の課題が見られました。

• なぜいま再構築をしなければならないのか、という目的の説明が弱く、説得力がなかった。
• 業務要求の洗い出しが行われていたが、項目がランダムでかつ説明レベルもバラバラで整理度合いが低かった。
• 運用イメージがほとんど検討されていなかった。

そこでまず最初に「皆さんにとっては要件洗い出しの繰り返しになるかもしれませんが、もう一度原点に戻って、現状のシステムは何が問題なのか、新システムに何を期待したいのか、考えて見ましょう。」とブレーンストーミングを実施しました。ここで大事なのは「こんなの当たり前だから出さなくてもよいな」、「こんなこと言うとバカだと思われそうだからやめておこう」といった遠慮、躊躇をしないようにナビゲートすることです。なんでもよいからどんどん思いついたことを出してもらう。それを漏れなく重なりなく、レベル感を揃えて整理することがイントリーグの腕の見せ所です。

ある程度、業務要求が整理され、システムのイメージが見えてくると、お客様の参画意識が高まり、積極的にアイデアや意見が交わようになります。この状態になればRFP作成は必ず成功します。
この状況を作り出すことこそイントリーグの仕事で最も重要なことであると考えています。

文書化の手順や表の作り方、提案作成要綱に必要な内容の提示などはイントリーグがノウハウを提供しますので、少ない手間でRFPを作り上げることが可能となります。

株式公開を目指しているB社はベンチャーキャピタルから

の助言があり、イントリーグに白羽の矢が立ちました。

イントリーグが提案したのはショートレビューでした。最初からシステム部門向けの詳細な調査を実施するよりも、短期間にお客様の経営とITの関連やIT環境を把握し、課題点を整理して、それを社長に伝えることが重要と判断したからです。
調査はお客様先に3日間、缶詰となって行いました。まず一番最初に行ったのが社長インタビューです。やはりトップの方のお話を伺うのとそうでないのとでは、その後の調査の進行に大きな影響がでます。社長みずからがITに関する強い問題意識を持っていることを示すことで、社員のショートレビューへの協力姿勢が変わってくるからです。

調査の結果

• 経営者と社員間の情報共有がうまくいっていない。（社長はうまくいっていると思っていた）
• 事業計画の中にITに関する計画も含まれていたが、マイルストーンが曖昧であった。
• 情報システム部門の業務規定集がきちんと作成されていなかった。

など…

いくつもの課題が見つかりました。誤解されているかもしれませんが、このお客様は株式公開を目指しているほどの優良な会社なので、ITに関する意欲は高く、投資も積極的で、管理の重要性も理解されています。それでも、自社だけの閉じた世界でやっているといろいろな課題が生じてきます。それを外部の客観的な視点で洗い出すことがショートレビューの目的なのです。

B社の社長は当初はショートレビューの指摘に対し、
「よし、それならすぐにやっつけよう！」
と積極的な経営判断を下しました。
情報システム部門を中心に課題への取り組みが行われ、株式公開に向けて着実に進んで行かれました。